LA CHIUSURA DEL FASCICOLO DI REVISIONE: TEMPI, REGOLE E LIMITI
LA CHIUSURA DEL FASCICOLO DI REVISIONE: TEMPI, REGOLE E LIMITI
Al termine di ogni incarico, il revisore è chiamato a formalizzare e archiviare la documentazione che comprova il lavoro svolto e le conclusioni raggiunte. Non è un adempimento accessorio: le carte di lavoro rappresentano l’unica evidenza dimostrativa dell’attività di revisione e assumono un ruolo centrale ai fini probatori. Il quadro di riferimento è dato dagli ISA Italia 230 e 200, dall’art. 10-quater, comma 7, del D.Lgs. 39/2010 e dall’ISQM Italia 1.
La documentazione deve essere redatta in modo tale che un revisore esperto, ma non coinvolto nell’incarico, sia in grado di comprendere la natura, la tempistica e l’estensione delle procedure svolte, i risultati ottenuti e i giudizi professionali formulati.
Il fascicolo di revisione deve essere chiuso entro 60 giorni dalla data di sottoscrizione della relazione di revisione. Il termine risponde a un’esigenza pratica: una parte significativa della documentazione viene ottenuta proprio nelle fasi conclusive del lavoro, e i principi di revisione riconoscono al revisore un margine ragionevole per un’attenta e accurata sistemazione formale delle carte.
È un punto che merita chiarezza: l’unica data da rispettare rigorosamente è quella apposta sulla relazione del revisore. Il completamento del fascicolo nei 60 giorni successivi riguarda la sistemazione formale della documentazione, non la possibilità di svolgere nuove procedure di revisione. Terminata l’attività, il fascicolo viene sigillato e diventa immodificabile.
Entro i 60 giorni, il revisore può cancellare la documentazione superata, riordinare e collegare le carte tra loro, completare e firmare le check-list e documentare gli elementi probativi già acquisiti ed esaminati prima della data della relazione. Ciò che invece non è consentito è svolgere nuove procedure di revisione o modificare le conclusioni raggiunte.
Se, successivamente alla chiusura del file, emerge la necessità di modificare o integrare la documentazione, il revisore deve tracciare puntualmente le ragioni della modifica e quando e da chi è stata effettuata e riesaminata.
Il fascicolo va conservato per 10 anni dalla data della relazione a cui si riferisce. Nella prassi le carte si articolano in un file corrente (riferito all’esercizio in revisione) e un file permanente (utilizzabile su un orizzonte pluriennale), organizzati secondo un’indicizzazione standard che ne agevola la consultazione e il collegamento tramite cross-reference.
Le carte restano di proprietà del revisore e non sussiste alcun obbligo giuridico di metterle a disposizione di terzi, salvo i casi previsti (revisore successore, Autorità Giudiziaria, e — su valutazione del revisore e previa autorizzazione scritta dell’azienda — il consulente o i sindaci non incaricati della revisione).
Una gestione ordinata del fascicolo — tempestiva, tracciabile e coerente con l’indicizzazione adottata — non è solo un obbligo formale: è la miglior tutela del revisore in caso di controllo di qualità o di successive verifiche, perché è lì che l’intero lavoro svolto trova la sua rappresentazione documentale.